Normativa para la organización de Congresos

Dentro de las responsabilidades de la SETS, y atendiendo a su carácter eminentemente científico, se encuentran:

  • La organización del Congreso.
  • La organización del Curso Educacional que se realizará durante el Congreso.
  • Las reuniones conjuntas con otras Sociedades Científicas Nacionales o Internacionales que hayan sido aprobadas por la Junta Directiva, que se someterán a la modalidad que cada caso en particular requiera, pero coincidiendo con el Congreso de la SETS.

La responsabilidad del Congreso corresponde a la Junta Directiva, como órgano rector de la SETS, que delega su organización en el Comité Organizador.

Los Congresos se celebrarán preferentemente en mayo o junio requiriendo de la aprobación de la Junta Directiva en caso de propuesta de otras fechas.

 

SEDE DEL CONGRESO

La ciudad sede de un Congreso Nacional se designará como mínimo con dos años de antelación a la celebración del mismo,

La Junta Directiva de la SETS propondrá la sede o sedes que se presenten a la Asamblea General para que ratifique una de las propuestas.

La ciudad propuesta para sede oficial deberá contar con espacio físico e infraestructuras suficientes:

  • La sede del Congreso dispondrá de aulas con la capacidad suficiente y en número adecuado, áreas de exposición, etc…
  • La infraestructura hotelera de la ciudad será adecuada incluyendo hoteles de diferentes categorías.
  • Medios de transporte que garanticen el fácil acceso a la ciudad y a la sede del Congreso.

En caso de que no existiera ninguna propuesta o las existentes no se ajustaran a los requerimientos anteriores, la Junta Directiva de la SETS propondrá la ciudad de celebración y los responsables de la organización.

 

ORGANIZACIÓN DEL CONGRESO

La SETS dispone de una Secretaría Técnica, que será la encargada de la organización de los congresos anuales equilibrando al máximo los ingresos con los gastos generales.

Las funciones de la Secretaría Técnica serán las siguientes:

  • Gestión de la sede
  • Gestión de las inscripciones
  • Gestión de la exposición comercial
  • Gestión de alojamientos
  • Gestión de restauración
  • Gestión de los desplazamientos
  • Búsqueda de esponsorización
  • Gestión administrativa
  • Gestión de la página Web
  • Difusión
  • Otros elementos que la junta de la SETS considere necesarios

Se creará un Comité Organizador constituido por un Presidente nombrado por la SETS y por un máximo de 10 miembros socios activos de la SETS propuestos por el presidente del Comité Organizador. Dicho Comité incluirá al menos dos miembros de la Junta Directiva, uno de ellos el tesorero.

Actuando por delegación de la Junta Directiva tendrá como responsabilidades:

  • Velar por el buen desarrollo organizativo del congreso.
  • Proponer de común acuerdo con la Secretaría Técnica un proyecto y un presupuesto previo del Congreso que será presentado para su aprobación final por la Junta Directiva.
  • Elaborar un presupuesto definitivo del Congreso que deberá ser presentado para su aprobación por la Junta Directiva cuatro meses antes de la celebración del Congreso.
  • Asesorar a la Secretaría Técnica en cuantos temas se crea oportunos.
  • Informar de forma puntual a la Junta de la SETS del estado y los resultados de la organización del congreso.

La Junta Directiva de la SETS, a propuesta del Presidente del Comité Organizador, puede considerar la posibilidad de encargar parte de la organización del congreso a una Agencia Local para realizar gestiones relacionadas con el programa social, y siempre y cuando no interfiera en las funciones de la Secretaría Técnica.

 

El Comité Científico:

  • Estará formado por el Presidente del Comité Científico que será especialista en Hematología y Hemoterapia y tendrá una actividad profesional relacionada con los objetivos y fines de la SETS.
  • El Presidente, será ratificado por la Junta Directiva a propuesta del presidente del Comité Organizador.
  • La presidencia del Comité Organizador y del Comité Científico recaerá en personas distintas
  • El Presidente del Comité Científico designará los miembros que formarán parte de dicho Comité entre socios activos de la SETS. Los miembros designados no superarán el número de 8, y serán presentados a la Junta Directiva para su aprobación. Uno de los miembros escogidos pertenecerá a la Junta Directiva vigente, preferentemente a la vocalía científica.
  • Se tratará, en la medida de lo posible, que el Comité Científico tenga una composición equilibrada de acuerdo con las distintas zonas geográficas y las diferentes áreas de conocimiento de la especialidad,

La misión de este Comité será:

  • Elaborar el programa científico, organizar las sesiones, designar a los coordinadores de los simposios, ponentes, etc, y velar por la calidad científica del Congreso.
  • Podrá realizar la selección de las comunicaciones o designar un subcomité a tal efecto.
  • Será responsabilidad del presidente del Comité Científico la notificación de aceptación o denegación de las comunicaciones científicas.
  • Preparar el contenido preliminar del programa científico que se presentará a la Junta Directiva para su aprobación, como mínimo, con un año de antelación.
  • Estructurar el libro de comunicaciones.
  • Elaborar las instrucciones para el envío de comunicaciones.
  • Elaborar las normas para la presentación de las comunicaciones aceptadas.
  • Realizar una encuesta de satisfacción entre los asistentes al Congreso en relación con los temas y los ponentes que hayan intervenido en el Curso educacional y en los simposios y/o sesiones que se estime oportuno evaluar. Esta encuesta será presentada para su aprobación a la Junta Directiva junto con el programa científico diseñado.

 

 

PROGRAMA PRELIMINAR

Será publicado como mínimo con 6 meses de antelación al inicio del congreso.

Contenido mínimo:

  • Palabras de bienvenida del Presidente del Comité Organizador, presidente del Comité Científico y Presidente de la SETS.
  • Recordatorio de fechas clave.
  • Cuadro sinóptico del programa del Congreso.
  • Programa Científico Preliminar.
  • Instrucciones para el envío de comunicaciones
  • Lista de Temas para los resúmenes.
  • Información sobre las inscripciones.
  • Alojamientos.
  • Sede del Congreso.
  • Programa social.
  • Premios SETS.

SIMPOSIOS SATÉLITES

  • El Presidente del Comité Científico y el presidente del Comité Organizador establecerán el número de simposios satélites que se pueden desarrollar.
  • La aceptación de un simposio satélite es responsabilidad del Comité Científico que velará por el nivel científico del mismo
  • El contenido científico del simposio satélite, estructura y ponentes serán propuestos por la empresa patrocinadora.
  • Los simposios se han de ajustar al formato de simposio establecido por la organización del congreso.
  • Los resúmenes de los simposios se publicarán en un anexo que será subvencionado por la empresa que lo organiza.
  • El horario del simposio satélite será decidido por el Comité Científico de manera que no interfiera con el desarrollo del programa oficial.

CURSO EDUCACIONAL

  • El Presidente del Comité Organizador y el presidente del Comité Científico designarán de mutuo acuerdo a la persona encargada del CURSO EDUCACIONAL del Congreso.
  • El curso educacional se desarrollará en la misma sede del Congreso la jornada anterior al inicio del mismo y en él se tratarán temas de especial relevancia o actualidad.
  • El contenido del curso educacional será publicado junto al resto del programa científico.

LECCION CONMEMORATIVA PROFESOR RICARDO CASTILLO

  • En todos los Congresos Anuales de la SETS se organizará una sesión con el nombre de Lección Conmemorativa Profesor Ricardo Castillo.
  • En ella se invitará a un profesional nacional o extranjero, de reconocido prestigio en el campo de la Medicina Transfusional, a impartir una conferencia magistral sobre algún tema relacionado con la especialidad. Como recuerdo se le otorgará una placa conmemorativa con la figura del Profesor Castillo, el anagrama de la SETS, el año y el nombre de la persona que recibe la placa.
  • La selección final del ponente y del tema se hará por parte del Comité Científico del Congreso, que los presentará para su ratificación a la Junta Directiva de la SETS.
  • El presidente del Comité Científico, o la persona en quien éste delegue, presentará el acto y hará entrega del galardón, o designará a la persona más adecuada para hacerlo de acuerdo con el perfil del ponente elegido.

ACREDITACIÓN

  • El Comité Científico solicitará la acreditación como actividad de formación continuada de los cursos o sesiones del Congreso que éste considere oportuno.
  • El Comité Organizador y el Comité Científico serán los responsables de determinar los métodos de control de asistencia a las sesiones acreditadas.
  • Es responsabilidad de la Secretaría técnica expedir los certificados correspondientes siguiendo instrucciones del Comité organizador y del Comité científico.

PREMIOS SETS

  • La SETS convoca anualmente unos premios en metálico para las mejores comunicaciones libres que, a juicio del jurado calificador, se presenten en el congreso anual de la Sociedad.
  • La cuantía de los premios se hará pública con 6 meses de antelación al Congreso.
  • Alguno de ellos puede declararse desierto en el caso de que el jurado lo estime oportuno.
  • Los premios se entregarán en el curso de la cena de clausura.

INFORME FINAL DEL CONGRESO

  • El Comité organizador elaborará un informe final definitivo sobre el desarrollo del Congreso Nacional en sus aspectos organizativos, junto con un balance económico que deberá presentar, dentro de los seis meses siguientes a la terminación del Congreso, a la Junta Directiva para su aprobación.
  • El Comité Científico elaborará una Memoria final en la que evalúe el contenido científico del Congreso y realice sugerencias para futuros Congresos. Esta memoria se presentará a la Junta Directiva para su aprobación en la siguiente reunión ordinaria post-congreso. La Memoria incluirá, como mínimo, los siguientes apartados:
    • Composición del Comité y resumen sucinto de sus actividades en las diferentes reuniones y/o actas de las mismas.
    • Criterios empleados para seleccionar los temas de simposios y conferencias, así como de los moderadores y conferenciantes.
    • Evaluación de las comunicaciones recibidas.

o       Datos numéricos sobre:

-Número de conferencias y mesas redondas del Congreso, global y parcial por áreas de conocimiento.

-        Profesores invitados nacionales y extranjeros.

-        Número global de comunicaciones y porcentaje de comunicaciones por áreas de conocimiento.

-        Número de asistentes a cada una de las sesiones científicas del Congreso.

o       Resultados de la encuesta de satisfacción efectuada entre los asistentes al congreso en elación a los temas y ponentes que haya intervenido en el Curso Educacional y en los simposios y/o sesiones que se estime oportuno evaluar.

Propuestas de mejora para futuros congresos.